Eventresenärer – Optimera vinsten vid event

Eventresenärer – Hur kan hotell optimera sin vinst på bokningar kopplade till event

Evenemangsturism på frammarsch

Resande kopplat till evenemang växer kraftigt, vilket understryker vikten av att hotellet anpassar sig. En global reseundersökning indikerar att nästan två tredjedelar (ca 65%) av resenärerna i dag är mer benägna att resa för att delta i ett evenemang jämfört med tidigare. Framförallt yngre generationer driver på trenden – evenemang som stora konserter och festivaler är starka reseanledningar. Dessutom visar data att 58% av de som bokar en konsertbiljett reserverar hotell inom en vecka efter biljettköpet. Detta beteende innebär att efterfrågan på rum kring populära evenemangsdatum kan skjuta i höjden mycket snabbt.

För ditt hotell innebär den ökade evenemangsturismen en chans till extra intäkter. Genom att förstå när och var efterfrågan uppstår – till exempel när staden står värd för en stor sportfinal, en mässa eller en konserthelg – kan du ligga steget före i planeringen. Nyckeln är att tidigt identifiera de events som driver resor till ditt område och anpassa erbjudandet därefter.

Strategisk prissättning kring event

När ett stort evenemang äger rum i närheten stiger vanligtvis efterfrågan på boende, och gästerna förväntar sig ofta att priserna kan vara högre under dessa perioder. Faktum är att omkring 65% av resenärerna globalt accepterar att hotell höjer priserna vid hög belastning. Att tillämpa dynamisk prissättning – det vill säga att justera rumspriser i realtid baserat på efterfrågan – är därför en central strategi för att maximera intäkten vid event.

• Justera priser efter efterfrågan: Var inte rädd för att ta ut högre rumspriser under populära evenemangsdatum när många vill boka. Om ett evenemang genererar stort tryck på rummen kan en höjd prisnivå vara befogad. Samtidigt bör prisjusteringar ske strategiskt för att behålla gästernas förtroende – erbjuda gärna mervärden (t.ex. frukost eller sen utcheckning) som motiverar priset.
• Minimikrav på vistelse: Överväg att sätta en minimilängd på vistelsen under stora evenemangshelger. Till exempel kan en regel om minst två nätter bidra till att öka den totala intäkten per bokning och säkerställa att rummen inte står tomma dagarna före eller efter evenemanget. Många eventresenärer passar på att stanna en extra natt, och då kan ditt hotell dra nytta av längre bokningar.
• Eventpaket och erbjudanden: Skapa paketerbjudanden i samband med event. Det kan röra sig om specialpaket som inkluderar transport till arenan, middag före konserten eller andra förmåner kopplade till evenemanget. Genom att paketera boende med relevanta upplevelser kan du både höja värdet för gästen och öka din merförsäljning. Detta gör ditt erbjudande mer attraktivt än konkurrenternas, utöver bara priset.

För att lyckas med prissättningen kring event krävs framförhållning och kontinuerlig omvärldsbevakning. Håll koll på lokala evenemangskalendrar och biljettlanseringar – när en stor konsert annonseras eller biljetter till en mässa släpps, bör även dina priser och tillgängliga rum uppdateras i systemet. En flexibel prisstrategi som anpassas i god tid maximerar chansen att fånga upp den våg av bokningar som ofta kommer direkt efter att ett event tillkännages.

Gruppbokningar och specialönskemål

Evenemang genererar inte bara ensamresenärer och par, utan ofta även större grupper. Det kan vara allt från företag som skickar hela team till en konferens, till kompisgäng som reser tillsammans för en festival eller ett idrottslag som behöver flera rum. Att hantera gruppbokningar effektivt är därför avgörande för att både fylla hotellet och göra gästerna nöjda. Här gäller det att erbjuda smidiga lösningar och vara lyhörd för särskilda behov.

• Smidig bokning för grupper: Gör det enkelt för grupper att boka hos er. Erbjud möjligheten att reservera ett block av rum tillsammans och ge en dedikerad kontaktperson på hotellet som kan hjälpa gruppen med deras bokning. Tydliga gruppavtal – som anger pris per rum, betalningsvillkor och eventuella depositioner – skapar trygghet för både hotellet och gästen. Överväg också grupprabatter eller en frinatt till gruppledaren om de bokar ett visst antal rum, som ett incitament att välja just ditt hotell.
• Kommunicera och samla önskemål i förväg: Be om gruppens särskilda önskemål redan vid bokningstillfället. Det kan handla om rumsfördelning (t.ex. vilka som vill bo tillsammans), behov av extra sängar eller barnsängar, allergier vid frukosten, eller om de behöver samlas i ett konferensrum någon gång under vistelsen. Genom att samla denna information tidigt kan hotellet förbereda sig och undvika sista-minuten-överraskningar. Att tillgodose specialönskemål – som att placera rummen nära varandra eller ordna med sen middag efter evenemanget – höjer gästernas upplevelse och ökar chansen att de återkommer.
• Planera för gruppens ankomst: Stora grupper som anländer samtidigt kan skapa temporär belastning på receptionen och övrig personal. Se till att ha extra personal eller en effektiv incheckningsprocess redo när en busslast gäster dyker upp. Förbered nyckelkort i förväg och överväg en separat incheckningsdisk för gruppen. Ju snabbare och smidigare ni kan få ut gruppen på sina rum, desto bättre första intryck – vilket i sin tur ökar chanserna att de lämnar goda recensioner och kanske bokar igen vid nästa års event.

Genom att hantera gruppbokningar professionellt skapar du inte bara merförsäljning i form av många rum på en gång, utan bygger också relationer. Nöjda grupper kan mycket väl bli återkommande kunder om evenemanget är återkommande årligen, eller sprida ordet vidare till andra. Särskilt företagskunder värdesätter en smidig process – det kan leda till att ditt hotell blir deras förstahandsval för framtida konferenser eller gruppresor.

Maximera potentialen med rätt verktyg

För att omsätta ovanstående strategier i praktiken krävs inte bara vilja och kunskap, utan även effektiva systemstöd. Här kommer ett modernt bokningssystem för hotell in i bilden. En plattform som Lyra (tidigare känd som Modular Visit) hjälper hotell att hantera allt från prisjusteringar till gruppbokningar i en och samma lösning. Genom att utnyttja tekniken kan du optimera intäkterna kopplade till event med mindre manuellt arbete och färre misstag.

Automatiserad pris- och kanalhantering: Med ett integrerat system kan du lägga in prisregler för specifika datum eller perioder. Om du vet att en stor konferens eller konsert kommer, kan systemet automatiskt höja priset för dessa datum och även synkronisera ändringarna på alla bokningskanaler (egen webb, OTA:er, etc.) i realtid. Det innebär att du slipper uppdatera priser manuellt på flera ställen och minskar risken att glömma justera någon kanal. Dessutom kan du sätta upp restriktioner som minsta antal nätter direkt i systemet, så att de tillämpas konsekvent vid onlinebokning.

Effektiv grupphantering i systemet: Lyras plattform innehåller funktioner särskilt utformade för grupp- och företagsbokningar. Du kan till exempel koppla flera rum till en och samma gruppbokning eller företagsprofil, så att all information samlas överskådligt. Systemet stödjer också flexibel betalningshantering – en gästgrupp kan enkelt dela upp notan så att varje individ betalar sin del separat, samtidigt som gemensamma kostnader faktureras centralt till företaget eller arrangören. Faktureringen kan skötas automatiskt enligt förinställda villkor, och ett företag kan få en samlad faktura för alla rum i gruppbokningen, vilket sparar administrativ tid. Denna typ av automatisering är särskilt användbar för grupper eller konferensgäster där delar av notan ska betalas privat och delar av företaget.

Kommunikation och specialuppdrag: Ett modernt system kan också hantera automatiska meddelanden och uppgifter kopplade till bokningar. Om en grupp har angett särskilda önskemål (exempelvis extra kuddar eller sen ankomst) kan systemet direkt informera berörd personal eller schemalägga uppgiften. Likaså kan automatiska mejl skickas ut till gästerna med välkomstinformation, påminnelser inför resan eller erbjudanden på uppgraderingar. Allt detta sker i bakgrunden och säkerställer att eventresenärerna känner sig väl omhändertagna utan att personalen måste komma ihåg varje detalj.

Sammanfattningsvis står hotell inför en gyllene möjlighet när evenemangsresandet ökar. Genom att analysera trenderna (t.ex. veta att 65% av gästerna gärna reser för event), anpassa prissättningen smart, hantera gruppbokningar professionellt och ta hjälp av rätt teknik kan ditt hotell maximera intäkterna vid varje evenemangstillfälle. Eventresenärer söker bekvämlighet och upplevelse – ser du till att möta deras behov samtidigt som du optimerar din intäktshantering, kommer både gästerna och resultatet på sista raden att tacka dig. Med förberedelse, flexibilitet och en kraftfull plattform som Lyra i ryggen kan du se till att ditt hotell blir det självklara valet när nästa stora evenemang kommer till stan.