Från pilot till vardag: så skalar du bevisat hållbara/digitala lösningar – på veckor, inte år
Nordiska Turismplanen 2025–2030 är tydlig: sluta fastna i pilotprojekt och skala upp de digitala lösningar som bevisligen fungerar. Men hur går man från pilot till vardag i praktiken? För aktörer inom hotell och camping kan det kännas överväldigande att skala upp en digital lösning. Belöningen – i form av ökad intäkt, högre beläggning och mindre administration – kommer dock snabbt med rätt angreppssätt.
I denna artikel skissar vi en konkret färdplan för hur du på bara sex veckor går från pilotprojekt till full drift. Vi fokuserar på ett område med hög effekt (direktbokningar med ett smidigt betalflöde). Du får se hur en samlad plattform minskar integrationsskulden och hur smidig migrering och 24/7-support kortar vägen till drift. Genom att undvika parallella system som döljer värde och mäta resultat i realtid (intäkter, beläggning, tid) skapar du förutsättningar att skala upp framgångsrikt. Avslutningsvis presenterar vi en praktisk checklista – så att du kan gå från “intresserad” till att faktiskt genomföra din skalning.
Pilotfällan bromsar utvecklingen
Att fastna i eviga pilotprojekt är en vanlig fallgrop. Små tester kan visserligen ge insikter, men verklig förändring sker först när en lösning implementeras brett i den dagliga verksamheten. Nordiska Turismplanen understryker att det finns stor potential i att skala upp redan existerande lösningar i stället för att ständigt uppfinna hjulet på nytt. Med andra ord: om något fungerar på en plats, bör fokus ligga på att sprida det till fler anläggningar och verksamheter – snabbt.
“Från pilot till vardag” handlar om att våga lämna tryggheten i det lilla försöket och satsa fullt ut. För hotellkedjor eller campingplatser kan det betyda att ett projekt som testats på en enskild enhet nu rullas ut till alla enheter. Istället för att dra igång ytterligare ett pilotprojekt på nästa trendiga idé, är rådet att ta det som redan är bevisat och göra det till norm.
Välj ett område med hög effekt: direktbokningar & betalflöde
När du ska skala upp digitala lösningar gäller det att välja sina strider klokt. Ett tips är att börja med ett område som ger stor effekt på både intäkter och gästupplevelse. Direktbokningar kopplat till ett sömlöst betalflöde är ett sådant område. Varför? För att varje bokning som kommer in direkt utan mellanhänder stärker marginalen och relationen till gästen. Faktum är att vinsten per direktbokning kan vara upp till 18 % högre jämfört med en bokning via en OTA (eftersom du slipper höga kommissionsavgifter). Dessutom äger du kundrelationen fullt ut, med möjlighet till merförsäljning och lojalitetsbyggande kommunikation.
Genom att fokusera på direktbokningar säkerställer du också att gästens upplevelse hålls ihop hela vägen. Från att de klickar “Boka nu” tills att betalningen är klar ska processen vara friktionsfri. En integrerad betalningslösning i bokningsflödet minimerar risken för avhopp och gör att intäkten landar direkt hos dig. Kombinera detta med automatiserad gästkommunikation – t.ex. bekräftelsemail, påminnelser och uppföljningar – för att ytterligare höja servicenivån utan extra manuellt arbete.
Starta med befintliga data
En vanlig missuppfattning är att man måste börja från noll när en ny lösning ska implementeras. I själva verket kan du utnyttja de data du redan har. Befintlig gäst- och bokningsdata är guld värd när du konfigurerar ett nytt system. Genom att importera dina historiska bokningar, kundprofiler och priser in i den nya plattformen får du en snabb start. Det gör att plattformen direkt kan visa relevanta nyckeltal och insikter baserat på din egen verksamhet, istället för generiska exempel.
Att utgå från existerande data hjälper dig också att sätta realistiska mål. Om du vet att din direkta bokningsandel idag är säg 20 %, kan du sätta målet att nå 30 % inom ett halvår med den nya lösningen. Använd dina siffror som baslinje. Dessutom slipper personalen mata in allt från början, vilket minskar risken för fel. En plattform som Lyra erbjuder smidig migrering där all relevant information flyttas över åt dig, så att du kan fokusera på att komma igång.
Go-live på 6 veckor – milstolpar vecka för vecka
För att undvika att ett projekt drar ut på tiden behövs en tydlig tidsplan. Här är en översikt på hur en snabb utrullning av en ny plattform kan se ut, med mål att gå live på bara sex veckor:
- Vecka 1: Planering och målbild. Samla nyckelpersoner och sätt tydliga mål (t.ex. öka andelen direktbokningar, minska admin-tid). Kartlägg vilka befintliga system som berörs och planera för dataöverföring. Kommunicera tidsplanen till alla.
- Vecka 2: Implementering och datamigrering. Sätt upp den nya plattformen. Importera bokningsdata, kundregister och andra relevanta data från era gamla system. Säkerställ att integrationer mot eventuella kvarvarande system (t.ex. betalterminaler) fungerar som de ska.
- Vecka 3: Konfiguration och anpassning. Justera systeminställningar efter verksamheten: rums- eller platskategorier, prissättning, bokningsregler, kommunikationsmallar m.m. Låt erfarna medarbetare köra igenom vanliga scenarion i systemet för att verifiera att allt känns rätt.
- Vecka 4: Utbildning och generalrepetition. Träna all berörd personal i att använda plattformen – från reception och bokning till ekonomi. Genomför en generalrepetition: simulera en hel dags verksamhet i systemet (från incheckning till utcheckning, betalning och rapportering). Finslipa eventuella oklarheter och samla in feedback från teamet.
- Vecka 5: Smygstart och parallellkörning. Gå live i liten skala. Kanske låter du en avdelning börja använda det nya systemet skarpt, medan övriga fortsätter i det gamla. På så vis kan du fånga upp oväntade problem i liten skala. Stötta personalen extra under veckan och ha supporten redo.
- Vecka 6: Full drift och utvärdering. Nu kopplar du över hela verksamheten till den nya plattformen. Avsluta användningen av gamla system. Följ upp dina nyckeltal direkt: hur många direktbokningar trillade in första veckan? Hur upplever personalen den nya arbetsrutinen? Samla insikter för att justera och optimera vidare.
Genom att följa en sådan här stram tidsplan undviker du att projektet rinner ut i sanden. Sex veckor kan låta kort, men med fokuserad insats och rätt stöd är det fullt genomförbart – och vinsterna kommer snabbt.
En enad plattform minskar integrationsskulden
Ett skäl att många digitala initiativ strandar är svårigheten att få olika system att prata med varandra. De flesta hotell och campingar använder i snitt minst tio olika mjukvarusystem i sin dagliga drift. Det kan vara ett PMS för rumsbokning, en separat bokningsmotor för webben, ett fristående kassasystem (POS) för restaurangen, ett system för gästkommunikation via e-post, och så vidare. Varje extra system adderar potentiella felkällor och integrationskostnader.
Lösningen är att samla så mycket som möjligt i en gemensam plattform. Genom att ha PMS, WBE (onlinebokning), POS, CRM (gästdatabas) och rapportering i samma system slipper du datasilos och dubbelarbete. Information flödar fritt mellan modulerna – en uppdatering av priser slår igenom överallt i realtid, och gästernas önskemål syns direkt för all berörd personal. Du minskar behovet av kostsamma specialintegrationer. Samtidigt får du en mer sammanhängande bild av verksamheten.
Smidig migrering och 24/7-support kortar vägen
En av de vanligaste farhågorna inför ett plattformsbyte är driftsstopp under övergången. Här gäller det att välja en leverantör som tar migreringen på allvar. Med rätt stöd kan du byta system utan att verksamheten står still en minut. Till exempel ser Lyra till att all din historiska data – bokningar, kundinformation, fakturor – förs över innan start. Det innebär att personalen direkt kan fortsätta arbeta som vanligt i det nya, med all information på plats.
Utöver tekniken är det viktigt med mänskligt stöd. Att ha support dygnet runt under de första veckorna efter go-live är guld värt. Problem som uppstår 22:00 en lördag måste lösas 22:05 – inte nästa arbetsdag. Med en partner som erbjuder 24/7-support kan personalen känna sig trygg i att hjälpen alltid finns nära till hands. Det kortar inlärningskurvan och gör att eventuella problem inte sänker moralen eller tempot i utrullningen.
Undvik parallella system som döljer värde
En fälla som vissa går i vid implementation av nya lösningar är att behålla det gamla systemet “för säkerhets skull” parallellt. Intentionen är god, men effekten blir ofta att ingen vågar fullt ut lita på det nya. Om personalen måste dubbelrapportera eller jämföra systemens data försvinner mycket av vinsten – och viktiga förbättringar riskerar att döljas i bruset.
Vårt råd är att, efter en kort smygstartsfas, våga göra ett rent skifte. Så snart den nya plattformen är bevisat stabil i liten skala (se vecka 5 ovan) stäng ner de gamla systemen. Data kan förstås arkiveras och sparas, men låt all operativ verksamhet ske i den nya miljön. Först då får du full effekt av förbättringarna. Personalen fokuserar på ett arbetssätt istället för två, och gästerna möter en enhetlig upplevelse. Parallella system leder lätt till förvirring internt och kan dölja det faktiska värde som den nya lösningen skapar.
Mät effekten i realtid
När du väl skalat upp en ny lösning är det viktigt att snabbt mäta utfallet. Ett modernt plattformsverktyg ger dig direkt insyn i nyckeltalen. Till exempel kan du i Lyras vyer se bokningar, beläggning, intäkter och gästrelationer i realtid. Genom att kontinuerligt följa dessa siffror kan du tidigt identifiera vad som förbättras och om något behöver justeras. Ser du att direktbokningarna ökar vecka för vecka efter go-live vet du att insatsen fungerar. Om beläggningen stiger tack vare bättre tillgänglighet och prisstyrning i realtid kan du konkretisera värdet av förändringen.
Glöm heller inte att mäta den “osynliga” effekten: minskad administration. Hur mycket tid sparar receptionen nu när manuella moment försvunnit? Hur påverkas supportärenden från gäster när kommunikationen automatiserats och informationen är lättillgänglig? Genom att sätta upp tydliga KPI:er även för administrativa förbättringar (t.ex. tid per bokning, antal felbokningar, responstid till gäst) får du en helhetsbild av framgången. All data finns redan i systemet.
Praktisk checklista för att skala upp framgångsrikt
Avslutningsvis, här är en snabb checklista att ha med när du går från pilotprojekt till fullskalig lösning:
- Identifiera ett beprövat fokusområde: Välj en lösning som redan visat resultat (t.ex. direktbokning) snarare än att experimentera med något nytt.
- Sätt tydliga mål: Definiera vad du vill uppnå (ökad intäkt, högre beläggning, bättre gästnöjdhet, minskad administration etc.) och kommunicera dem till teamet.
- Utnyttja befintliga data: Migrera kund- och bokningsdata till den nya plattformen för att slippa nystart och få relevanta insikter direkt.
- Följ en stram tidsplan: Etablera milstolpar (planering, migrering, träning, smygstart, full drift) och håll dig till tidsplanen.
- Välj en helhetsplattform: Använd en lösning som täcker PMS, bokningsmotor, POS, gästkommunikation m.m. i ett, för att undvika onödiga integrationer och silos.
- Säkerställ support: Ha dedikerat stöd under och efter go-live (gärna 24/7) så att problem löses omedelbart och teamet känner sig tryggt.
- Avveckla gamla system: När det nya är igång, stäng ner det gamla för att maximera fokus och nytta.
- Mät och följ upp: Håll koll på nyckeltal som direktbokningsandel, intäkt per gäst, beläggning och tid per administrativ uppgift för att kvantifiera effekten.
Genom att bocka av punkterna ovan ökar chanserna dramatiskt att din digitala satsning går från pilot till vardag – med önskat resultat. Istället för att fastna i pilotfällan tar du klivet till ett nytt normalläge där den digitala lösningen skapar värde varje dag. Du etablerar en kultur av att genomföra, inte bara testa. Det är så besöksnäringen tar sig an framtiden – på veckor, inte år.
