Vad är ett PMS och hur fungerar det?

Vad är ett PMS och hur fungerar det?

Att driva ett hotell, en campingplats eller ett litet B&B innebär att hantera en mängd olika uppgifter samtidigt. Bokningar ska skötas, gäster ska checkas in och ut, betalningar ska tas emot och rum eller stugor ska städas. Många små verksamheter försöker till en början lösa detta med kalkylblad eller olika små fristående system, men risken är att administrationen blir krånglig och misstag sker. Här kommer ett Property Management System (PMS) in i bilden. Ett PMS är ett digitalt bokningssystem som hjälper dig att samla och sköta allt på ett ställe – och det är inte längre bara stora hotellkedjor som kan dra nytta av det. Även det lilla pensionatet eller campingplatsen kan spara tid och förbättra gästupplevelsen med rätt verktyg.

Lyra erbjuder en modern plattform – ett komplett bokningssystem för hotell och bokningssystem för camping – som utgör ditt PMS och mycket mer. I den här artikeln går vi igenom vad ett PMS-system är, hur det fungerar, och hur det kan effektivisera vardagen i din verksamhet. Vi kommer att ge konkreta exempel på hur du med hjälp av Lyra kan hantera allt från reservationer till gästernas utcheckning på ett enklare sätt.

Vad innebär PMS för hotell och camping?

Förkortningen PMS står för Property Management System, vilket på svenska kan beskrivas som ett fastighetshanteringssystem eller hotellsystem. Inom besöksnäringen syftar PMS på det centrala system som används för att sköta den dagliga driften. Ett PMS hotell är alltså kärnan i ett hotells administrativa system, och på samma sätt utgör ett PMS camping navet för en campinganläggning. PMS-systemet hanterar allt från bokningar, gästregister och rums-/platsfördelning till betalningar, fakturering och rapporter.

Genom att centralisera all denna information i ett system slipper du dubbelarbete och manuella överföringar mellan olika program. Resultatet blir ett smidigare arbetsflöde och mindre risk för fel som dubbelbokningar eller missade noteringar.

Varför behöver man ett PMS, även i en liten verksamhet?

Många mindre hotell och campingar som saknar ett PMS idag sköter sina bokningar och gästhantering med manuella rutiner eller enklare verktyg som Excel. Det kan fungera när volymen är låg, men allteftersom verksamheten växer – eller under högsäsong – ökar risken för misstag och tidskrävande processer. Till exempel kan dubbla bokningar uppstå om kalendern inte uppdateras överallt, viktiga gästönskemål kan tappas bort bland e-postmeddelanden, eller så lägger personalen onödigt mycket tid på att sammanställa statistik för hand. Ett PMS-system eliminerar många av dessa problem. Genom att automatisera rutinuppgifter och samla all data på ett ställe sparar du tid och kan fokusera mer på dina gäster istället för på papper och administration.

För små aktörer som bed & breakfast eller vandrarhem innebär ett modernt PMS att man får tillgång till samma typ av effektiva verktyg som de större hotellen använder – men anpassat efter en mindre skala. Molnbaserade lösningar som Lyras plattform gör det möjligt att komma igång utan stora investeringar i teknik. Du betalar istället för en tjänst som ständigt är uppdaterad, säkert lagrad och tillgänglig var du än befinner dig. Dessutom är en plattform som Lyra fullt skalbar – den kan optimeras för allt från en global hotellkedja till ett litet pensionat. Ni behöver med andra ord inte oroa er för att växa ur systemet; nya rum, stugor eller till och med ytterligare anläggningar kan läggas till allt eftersom ni expanderar.

Oavsett om du driver en camping med ett tiotal stugor eller ett litet familjehotell med några få rum, kan ett PMS hjälpa dig öka intäkterna genom bättre kontroll på beläggningen och ge varje gäst en professionell upplevelse.

Viktiga funktioner i ett PMS

Ett modernt PMS som Lyra täcker en rad områden för att förenkla driften av hotell och camping. Här är några av de viktigaste funktionerna som hjälper din verksamhet i vardagen.

Bokningskalender och reservationer

Kärnan i ett PMS är bokningshanteringen. Istället för att personalen ska behöva bläddra i papper eller kalkylblad får ni en överskådlig bokningskalender där alla reservationer syns samlade. I Lyra visas tillgängliga rum, stugor eller platser i realtid, och ni kan boka in nya gäster, göra ändringar eller lägga till kommentarer på några sekunder. För ett hotell innebär detta att receptionen alltid vet vilka rum som är belagda eller lediga, medan det för en campingplats ger full koll på vilka campingtomter eller stugor som är bokade kommande helg. Om en gäst ringer och vill byta datum är det enkelt att justera bokningen direkt i systemet – kalendern uppdateras automatiskt utan risk för att någon annan dubbelbokar samma rum eller plats.

En annan fördel är flexibiliteten i hur enheter kan hanteras. Till exempel kan ett hotellrum enkelt markeras som flera olika rumstyper samtidigt (om ni vill hyra ut det som både dubbelrum och familjerum beroende på behov), eller två rum kan kombineras till en svit vid behov. På en camping kan ni definiera olika kategorier av platser (t.ex. med eller utan el) och ändå administrera dem på ett ställe. PMS:et anpassas efter verksamheten – inte tvärtom. All information om gästens bokning (antal nätter, antal personer, eventuella önskemål) lagras i systemet, så att all personal har tillgång till korrekt information direkt.

Onlinebokning direkt via hemsidan

I dagens läge förväntar sig många gäster att kunna boka sin vistelse online. Ett modernt PMS inkluderar därför oftast en webbaserad bokningsmotor som kan läggas in på din egen hemsida. Med Lyra är denna webb-bokningsmotor (WBE) en del av samma plattform som PMS:et, vilket innebär att så fort en gäst bokar ett rum eller en campingplats online, registreras bokningen automatiskt i systemet. Tillgänglighet och priser är alltid synkroniserade mellan hemsidan och det interna systemet, så du slipper lägga tid på att manuellt uppdatera kalendrar eller riskera att två gäster bokar samma datum.

För den lilla anläggningen kan onlinebokning kännas som ett stort steg, men det är en investering i gästupplevelsen. Dina gäster kan i lugn och ro se vilka rum eller stugor som finns lediga, jämföra priser och genomföra bokningen när som helst på dygnet. Du kan erbjuda direkt onlinebetalning för att säkra bokningen och skicka automatiska bokningsbekräftelser utan att lyfta ett finger. För gästen ger det en smidig start på vistelsen, och för dig som ägare signalerar det professionalitet. Du behöver inte heller oroa dig för tekniken – bokningsmotorn i Lyra uppdateras kontinuerligt och designas för att passa in på din webbplats, så att upplevelsen blir sömlös.

Hantering av externa bokningskanaler

De flesta boenden marknadsför sig idag på flera externa bokningskanaler eller OTA:er (Online Travel Agencies) såsom Booking.com, Expedia, Hotels.com eller kanske campingplattformar och Airbnb. Att hålla dessa uppdaterade manuellt kan vara ett heltidsjobb i sig och innebär stor risk för fel. Ett bra PMS har en inbyggd channel manager som automatiskt synkroniserar informationen mellan ditt system och alla externa kanaler. Det betyder att när du lägger in en ny bokning eller ändrar tillgängligheten i PMS:et, så uppdateras dina anslutna bokningssidor per automatik. Om till exempel en gäst bokar din sista lediga stuga via Booking.com, kommer den stugan omedelbart markeras som upptagen även på din egen hemsida och övriga kanaler. Risken för överbokningar försvinner praktiskt taget, och du slipper panikåtgärder för att omplacera gäster.

Integrationen med kanaler innebär också att all information om bokningen hämtas in i PMS-systemet utan manuellt arbete. Gästens namn, kontaktuppgifter, vilka datum och vilken rumstyp eller plats som bokats – allt flödar in i systemet direkt från kanalen. Personal i receptionen behöver inte mata in uppgifterna på nytt, vilket sparar tid och minskar risken för skrivfel. Dessutom kan du centralt styra vilka rum eller campingtomter som ska säljas på vilka kanaler, och till vilka priser. Med Lyra kan du till exempel välja att vissa paket eller specialerbjudanden bara ska synas på din egen hemsida, medan basrumstyperna listas på de stora OTA-sajterna. Eftersom systemet är gemensamt uppdaterat kan du lugnt bredda din marknadsföring och nå fler gäster, utan att det blir mer jobb för dig eller din personal.

Smidig prissättning och inventarie

Rätt prissättning är avgörande för att maximera beläggning och intäkter, både för hotellrum och campingens stugor eller platser. Med ett PMS får du verktyg att enkelt justera priser och villkor. Du kan sätta upp prisregler baserat på säsong, veckodag eller beläggningsgrad – utan att behöva justera varje kanal manuellt. Till exempel kan du höja priset automatiskt under högsäsong eller helger, och erbjuda lägre priser under lugnare perioder för att locka fler gäster. I Lyra sker alla sådana prisändringar centralt: du uppdaterar priset eller skapar en kampanj en gång, och systemet ser till att ändringen slår igenom i realtid på din hemsidas bokningsmotor såväl som på alla anslutna bokningskanaler.

Även tillgänglighet styrs smidigt via PMS:et. Du får en tydlig överblick över hur många rum eller platser som är bokade och hur många som finns kvar att sälja en viss dag. Om du vill stänga försäljningen för en kategori (kanske alla enkelrum är upptagna) eller blockera datum för renovering, görs det enkelt med några klick. Mer avancerade PMS-system stöder också dynamisk prissättning, ibland kallat yield management, vilket innebär att priserna kan anpassas automatiskt efter efterfrågan. Om ditt lilla hotell plötsligt börjar fyllas upp en viss helg kan systemet föreslå eller genomföra en liten prisjustering för de sista rummen, för att öka din intäkt. För en camping kan det innebära att systemet sänker priset på de sista lediga platserna nära inpå ankomst för att fylla upp, eller höjer priset på premium-stugorna när många söker just dem. Genom att låta systemet hantera prisstrategin slipper du gissa – du får data och formler som hjälper dig sälja rätt rum eller plats till rätt pris vid rätt tillfälle.

Automatisk gästkommunikation

Ett PMS hjälper dig hålla kontakten med gästen före, under och efter vistelsen – utan att du manuellt behöver skicka varje meddelande. Genom automatiserad gästkommunikation kan systemet sköta rutinutskick som bokningsbekräftelser, välkomsthälsningar, påminnelser före ankomst och tackmeddelanden efter utcheckning. I Lyra kan du till exempel ställa in att en bekräftelse mejlas ut direkt när en bokning registreras, komplett med all viktig information om vistelsen. Några dagar före ankomst kan ett automatiskt mejl eller SMS gå ut till gästen med information om incheckningstider, vägbeskrivning eller kanske erbjudanden om att förboka frukost eller spa-behandling.

För dig som driver verksamheten betyder detta att du sparar massor av tid och samtidigt höjer servicenivån. Gästerna får alltid rätt information vid rätt tidpunkt, vilket gör att de känner sig trygga och väl omhändertagna redan innan de kommit fram. Dessutom minskar risken att något viktigt glöms bort – systemet skickar ut påminnelser om till exempel incheckningstider eller obetalda fakturor utan att personalen behöver hålla reda på allt. Efter utcheckning kan du automatiskt tacka gästen för besöket och kanske be om en recension eller tipsa om att boka igen nästa säsong. All kommunikation loggas i PMS:et, så du kan se vad som skickats och när, vilket underlättar om gästen hör av sig med frågor. Kort sagt får både du och gästen en smidigare upplevelse genom att låta systemet ta hand om de återkommande meddelandena.

Snabb in- och utcheckning

Incheckning och utcheckning är kritiska ögonblick i gästupplevelsen. Ett PMS kan förenkla dessa moment betydligt. Med all gästinformation redan registrerad i systemet går det snabbare för personalen att checka in en ankommande gäst – ofta med några få klick för att uppdatera rumsstatus och ge ut nyckelkort. Moderna lösningar som Lyra erbjuder dessutom en digital gästportal där gästen själv kan förbereda sin incheckning. Det kan innebära att gästen fyller i sina uppgifter hemifrån innan ankomst, signerar eventuella villkor digitalt och kanske till och med får en mobil nyckel eller kod till rummet/stugan. För en liten familjedriven camping med begränsad bemanning kan detta vara ovärderligt – gästerna kan anlända sent på kvällen och ändå smidigt checka in utan att personal måste vara på plats.

Utcheckningen underlättas också. Eftersom alla kostnader (rumshyra, eventuella extra tjänster som gästen köpt, restaurangnotor om ni har kopplat kassasystem) är samlade på gästens konto i PMS:et, kan notan färdigställas automatiskt. Du kan erbjuda express-checkout där gästen godkänner sluträkningen via mobilen eller en länk och bara lämnar nyckeln vid avfärd. Det betyder inga långa köer vid receptionen på morgonen. Samtidigt minskar risken att något missas på fakturan – allt från minibarinköp till campingkioskens varor kan vara registrerade på rummet eller bokningen. Med ett knapptryck markeras rummet eller platsen som utcheckad, housekeeping meddelas att det är dags för städning (mer om det nedan), och gästens profil i systemet uppdateras med historiken. Smidig in- och utcheckning genom PMS gör upplevelsen bättre för gästen och sparar tid för dig.

Städning och interna uppgifter

Ett PMS hjälper inte bara frontdesk, utan också städ- och serviceteamet. Genom att koppla städlistor och arbetsuppgifter till bokningar och rum får alla bättre koll på vad som behöver göras och när. Så snart en gäst har checkat ut markerar receptionen rummet som ledigt för städning i systemet – och detta kan automatiskt dyka upp på städpersonalens att göra-lista. När rummet är färdigstädat ändrar personalen status i PMS:et, vilket omedelbart syns i receptionens vy. På så vis vet man direkt när ett rum är klart att checka in nästa gäst i, utan att behöva springa och kolla fysiskt.

För en campingplats fungerar det likadant: om en gäst lämnar en stuga eller campingtomt kan en uppgift skapas för att städning eller översyn ska göras, exempelvis att grillplatsen rensas eller att stugan städas och sängkläder byts. Allteftersom läget ändras uppdateras status i realtid. Detta ger ordning i vardagen – inga stugor glöms bort och allt är redo när nästa gäst kommer. Dessutom kan du i systemet lägga in övriga uppgifter eller underhållsarbeten, som att byta en glödlampa i rum 3 eller laga staketet vid plats 15. Du kan tilldela uppgifter till specifika medarbetare och sätta deadlines. Genom att ha dessa funktioner integrerade i PMS:et slipper ni lösa lappar eller muntliga meddelanden som kan tappas bort. Alla i teamet ser sina uppgifter i systemet och kan bocka av dem när de är utförda. Det leder till färre missade sysslor och en högre kvalitet på underhåll och renlighet – något som gästerna definitivt märker.

Betalningar och fakturering

I en effektiv verksamhet bör betalningsflödet vara så enkelt som möjligt – både för gästen och för personalen. Ett modernt PMS som Lyra har integrerade lösningar för betalning och fakturering som sparar tid och minskar krångel. Alla kostnader som hör till en bokning kan samlas på en så kallad folio (ett konto för gästens vistelse). Det innebär att rumshyra, campingavgifter, extrasäng, måltider eller andra köp kan läggas till samma nota löpande under vistelsen. När det är dags för betalning behöver gästen bara betala en enda sammanställd räkning istället för flera separata delar.

Lyra stödjer smidiga betalningar oavsett metod: kortbetalningar, Swish, Klarna, kontanter via ett kopplat kassasystem, eller fakturering till företag – allt registreras direkt i PMS:et. Om ditt hotell har en restaurang eller om campingen har en kiosk, kan dessa försäljningar kopplas in så att gästens köp kan sättas upp på rummet eller bokningen. Det hela landar automatiskt i samma system. För personalen betyder det att du inte behöver knappa in belopp på kortterminalen och sedan manuellt markera som betalt i ett annat system; när gästen betalar synkroniseras det direkt. Att dela notan mellan flera personer går också lätt – kanske vill två kollegor splittra rumskostnaden, eller en familj fördela kostnaderna för boende och aktiviteter mellan sig. PMS:et låter dig dela upp posterna och ta betalt i valfri kombination av betalmedel.

Efter betalningen kan du med några klick generera kvitton eller fakturor med er logotyp och skicka dem via e-post till gästen. Alla transaktioner sparas i systemet för bokföring och framtida referens. För dig som ägare innebär integrerade betalflöden att du får bättre kontroll på intäkterna. Du ser i realtid hur mycket som betalats och vad som är utestående. Dessutom slipper du fel som dubbeldebiteringar eller missade betalningar, eftersom systemet håller reda på varje krona. Sammanfattningsvis blir kassahanteringen både säkrare och snabbare – en vinst för både dig och gästen.

Rapporter och verksamhetsanalys

En stor fördel med att ha all information i ett PMS är att du enkelt kan ta fram rapporter och nyckeltal för din verksamhet. Istället för att manuellt räkna bokningar i en kalender eller summera intäkter från olika källor, kan systemet generera statistik med ett knapptryck. Du kan se beläggningsgraden (hur stor andel av rummen eller platserna som varit uthyrda) per dag, vecka eller månad. Du kan följa intäkter över tid och bryta ner dem per kanal (hur mycket kom via direktbokningar jämfört med via Booking.com, till exempel) eller per rums-/platstyp. Lyra erbjuder flexibla rapporter som låter dig filtrera och gräva i datan efter det som är mest relevant för dig.

Denna insikt hjälper dig att fatta bättre beslut. Om rapporterna visar att din camping haft väldigt låg beläggning på vardagar i september, kanske du vill införa ett specialerbjudande eller event för att locka fler gäster då. Om ditt B&B ser att intäkterna per gäst ökar markant när frukost ingår, kanske du ska börja paketera rummen med frukost inkluderad. Du kan även prognostisera – genom att se bokningsläget framåt i tiden får du en uppfattning om kommande högtrycksperioder respektive lugna veckor, vilket hjälper dig planera bemanning och inköp. Rapporter om gästbetyg eller feedback (om PMS:et samlar in sådana data) kan visa var du kan förbättra servicen. Kort sagt ger analysverktygen dig kontroll över verksamheten bortom magkänslan; du får konkreta siffror som underlag för att optimera din verksamhet och öka lönsamheten över tid.

Paketering och merförsäljning

Ett PMS kan också hjälpa dig att öka intäkterna per gäst genom smart merförsäljning. Det handlar om att erbjuda extra produkter eller tjänster som komplement till själva boendet. Med Lyra är det enkelt att skapa paket och tillägg som gästen kan köpa antingen i samband med bokningen eller under vistelsen. Till exempel kan du bygga ett weekendpaket för ditt hotell där två nätter, frukost och spaentré ingår, eller ett höstpaket för campingen som inkluderar boende i stuga och kanotuthyrning. Dessa paket visas för gästen när de bokar online, vilket gör det lockande att välja ett mervärde redan från början.

Du kan även erbjuda extratjänster à la carte – som att lägga till frukost, sen utcheckning, hyrning av cykel, sängkläder, bastubad eller guidade turer. Eftersom PMS:et håller reda på alla tillägg blir det enkelt för gästen att boka dem och för dig att leverera. Systemet kan automatiskt föreslå passande tillägg: exempelvis kan en familj som bokat en stuga få frågan om de vill hyra sängkläder och handdukar, eller en hotellgäst som stannar över helgen erbjudas en söndagsbrunch. Alla dessa merförsäljningsmöjligheter är integrerade, vilket betyder att om gästen väljer något så läggs det direkt till deras bokning och slutnota. Du slipper extrajobb med att hålla koll på bokade tillval i separata listor – allt syns tillsammans med bokningen i PMS:et.

Förutom ökade intäkter leder detta till nöjdare gäster, eftersom de enkelt kan få en mer komplett upplevelse. De behöver inte ringa eller mejla för att boka till en aktivitet, utan kan göra det i ett svep online eller via gästportalen på plats. Genom att systemet sköter mycket av merförsäljningen automatiskt (t.ex. genom att visa rätt erbjudande vid rätt tillfälle) kan du öka din försäljning utan att belasta personalen med merarbete. Det är helt enkelt att sälja mer, på ett enklare sätt – vilket gynnar både gästens upplevelse och din verksamhets lönsamhet.

Förenkla din vardag med rätt PMS

Alla dessa funktioner och fördelar kokar ner till en sak: att ge dig mer tid och bättre kontroll, så att du kan fokusera på det som verkligen betyder något – dina gäster och verksamhetens utveckling. Ett kraftfullt PMS behöver inte vara komplicerat; tvärtom ska det vara intuitivt och anpassat efter din verklighet. Lyras plattform är utvecklad med just detta i åtanke. Gränssnittet är användarvänligt och personalen lär sig snabbt hur allt hänger ihop, från bokning till betalning. Systemet är molnbaserat, vilket innebär att du kommer åt det var som helst, när som helst – perfekt för den som kanske måste kolla en bokning hemifrån eller hantera campingen på distans under lågsäsong.

Att byta från manuella rutiner eller äldre system till ett modernt PMS kan kännas som ett stort steg, men med Lyra är processen smidig. Vårt team hjälper till med migrering av befintliga bokningar och gästdatabaser, så att du inte tappar någon historik. Dessutom finns vår support tillgänglig dygnet runt för att svara på frågor och lösa eventuella problem – du står aldrig ensam. Inom kort märker du skillnaden: färre administrativa misstag, mindre stress, och en mer professionell framtoning gentemot dina gäster. Oavsett om du driver en stor resort eller en liten camping kommer du att ha nytta av att ha allt samlat i en plattform.

Sammanfattningsvis: ett PMS är hjärtat i ditt boknings- och gästhanteringsarbete. Genom att investera i ett bra PMS system som täcker behoven hos ditt hotell eller din camping kan du effektivisera din verksamhet, öka gästnöjdheten och i längden förbättra lönsamheten. Lyra erbjuder en komplett lösning där PMS, bokningsmotor, kanalsystem, betalningar och mycket mer samverkar sömlöst. Resultatet blir att du kan arbeta smartare – inte hårdare – och ge dina gäster en upplevelse som får dem att vilja komma tillbaka. Det är framtiden för besöksnäringen, och den är tillgänglig redan idag.