Why a PMS is the key to automation in hotels
Efficiency and time optimization are crucial for success in the hotel industry. A modern PMS är hjärtat i hotellets digitala infrastruktur. Genom att automatisera arbetsflöden och kommunikation kan PMS minska kostnader, frigöra tid för personalen och förbättra gästupplevelsen. Lyras PMS är en plattform där alla system, inklusive WBE, POS och onlinebetalningar, är sammankopplade i realtid. Detta gör att hotell slipper hantera flera separata system och kan istället fokusera på en smidig och automatiserad drift. I denna artikel tar vi upp några urval av funktioner som enkelt går att automatisera i vår plattform.
Automated customer dialogue and communication
Digital dialogue for a better experience
Automatisering av kunddialog innebär att gäster kan få automatiska uppdateringar om bokningar, betalningar eller andra händelser. Lyra har ett kraftfullt verktyg för att skapa utgående kommunikation. Både före, under och efter gästens vistelse. Du kan enkelt sätta upp egna meddelanden för alla steg i gästens process. Några vanliga exempel är:
- Booking confirmation
- Booking modification
- Payment link sent
- Cancellation
- No-show
- Reminders
All templates can also be customized specifically for each guest during dispatch. For instance, if a guest has ordered flowers for their room via phone, you can adjust the opening phrase to say, “Thank you for your call, {guest’s name}, …” to create an even more personalized experience.
Streamlining communication flows
The system automatically sends messages and reminders, saving time and providing the guest with a more cohesive experience. You can choose which events to automate communication for and customize the messages to match your tone. Variables can easily be included in the message to make it more personal, such as the guest’s name, room number, prices, etc. For example, you can create a template by writing “Hello {guest-name}, thank you for your booking,” which will insert each guest’s name when the message is sent.
Automation of daily tasks
Automatic tasks for staff
Lyras plattform har möjlighet att automatiskt skapa uppgifter (To-Dos) för personalen. Dessa går att automatisera så att det triggas utifrån händelser i systemet. Om till exempel X händer, skapas uppgift Y till person Z. Det kan till exempel vara om en gäst bokar en extrasäng, så kan städpersonal direkt få uppgiften att den ska placeras i rummet. Det går även att markera uppgifter som brådskande vilket ger en signal till den person som tar emot uppgiften.
Efficient management of upselling
Additional services and upsells are easily added to the system, and the right department or person is automatically assigned to handle the guest's needs. For example, if a guest requests extra services, such as flowers in the room or champagne, this is handled seamlessly by the right person automatically receiving the task and preparing it for the guest's arrival.
Lyras plattform effektiviserar personalens arbetsflöden genom automatisering av uppgifter. Systemet kan automatiskt generera uppgifter baserat på specifika händelser. Till exempel:
- If a guest books an extra bed, the cleaning staff is immediately tasked with placing it in the room.
- Additional services and upselling: when a guest orders additional services such as flowers or champagne in the room, the relevant details are automatically assigned to the staff responsible for preparing for the guest's arrival.
- Recurring tasks can be created automatically. For example, smoke alarms should be checked monthly or the lawn should be mowed weekly.
Tasks can also be marked as urgent to signal priority to the recipient.
Automated payment management
Smooth payment flows - reduce manual labour
Automating payment management means that the system handles payments for third-party channels according to your hotel’s desired configurations. For instance, credit cards from OTAs can be charged at a specific time each day, as per your preference. This eliminates manual work and ensures that all transactions are processed accurately.
Synchronized payments in real time
Oavsett om betalningar sker online, via länk, eller på plats synkroniseras alla uppgifter i Lyras plattform, vilket gör alla betalningsflöden enklare att följa och analysera.
Automation of no-show management
When a guest doesn’t show up, the system can be configured to automatically charge for the no-show night and cancel the remaining nights. You can also set different rules based on the guest’s rate code or agreement. This immediately frees up the room for new bookings and minimizes lost revenue.
Summary
Automatisering är nyckeln till att effektivisera hotellverksamheten, minska kostnader och skapa en bättre gästupplevelse. Lyras plattform automatiserar flera processer som kunddialog, betalningar och no-show-hantering i ett sammanhållet system. Detta är bara ett begränsat urval hur du kan arbeta med automatisering i vårt system, kontakta oss nedan för att se hur vi kan hjälpa din verksamhet att växa med automatisering.
